Phần mềm quản lý công việc, văn bản, công văn giấy tờ
Hệ thống điều hành tác nghiệp, văn phòng trực tuyến
Hãy tưởng tượng giữa việc bạn đang lục lọi tìm một văn bản trong kho, việc bạn cố nhớ lại xem trong tuần mình đã làm gì, công việc đã đến đâu VỚI VIỆC bạn ngồi vào máy và "Click chuột"!! Văn phòng trong tầm tay bạn! - Đó là tất cả những gì 4BO-Pro 2.0 mang lại cho bạn. Hãy điểm qua từng mục bạn sẽ thấy 4BO phù hợp với bạn đến nhường nào!
1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng
2. Quản lý các thông báo chung
3. Duyệt bài viết cho các trang web
4. Quản lý, trình duyệt công văn đến
5. Quản lý, trình duyệt, phát hành công văn đi
7. Công cụ định nghĩa luồng công việc
MÔ TẢ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 4BIT-OFFICE PRO2:
Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng:
- Lên lịch làm việc cá nhân: lên lịch các công việc định kỳ, các công việc đột xuất để hệ thống sẽ nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó. Hệ thống cũng giúp ghi lại những kế hoạch định làm trong tương lai nhưng chưa định thời gian, hệ thống sẽ có hình thức gợi nhớ cho người sử dụng những công việc này.
- Giao việc cho nhân viên cấp dưới: lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi cũng như kết quả từ các công việc đó.
- Ghi và tự động ghi nhật ký công việc, thống kê báo cáo được các công việc đã thực hiện theo ngày, tháng, năm...
Quản lý các thông báo chung:
- Tạo lập, xoá bỏ các hòm thư thông báo chung cho toàn cơ quan, từng phòng ban hay cho từng nhóm.
- Gửi thông báo, nội qui, kết luận giao ban… đến cán bộ thông qua các hòm thư đã tạo lập, giúp những thông tin này đến được cán bộ một cách nhanh chóng, chính xác.
Duyệt bài viết cho các trang web:
- Cung cấp tính năng duyệt bài viết về nội dung và hình thức. Phù hợp với các cơ quan có trang Web, các toà soạn báo, nó được sử dụng để duyệt các bài viết trước khi đưa lên Website hay đăng báo.
Quản lý, trình duyệt công văn đến:
- Gõ công văn trực tiếp.
- Nhập công văn đến qua máy scaner.
- Nhập công văn đến qua mạng (email, fax,..)
- Đánh số công văn tự động hoặc văn thư tự đánh số.
- Luân chuyển, xử lý công văn đến: Văn thư chuyển đến người phân phối công văn, chuyển lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, chuyển đến các lãnh đạo đơn vị, các lãnh đạo đơn vị có thể chuyển đến chuyên viên cấp dưới của mình, hoặc chuyển trực tiếp đến chuyên viên để giải quyết.
- Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.
- Cập nhật thông tin xử lý công văn đến: Lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các đơn vị và chuyên viên giải quyết.
Quản lý, trình duyệt, phát hành công văn đi:
- Tạo lập dự thảo công văn đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn thảo dự thảo công văn đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.
- Luân chuyển dự thảo công văn đi: chuyên viên soạn thảo công văn gửi công văn xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các công văn được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành công văn đi, các công văn cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo.
- Cập nhật thông tin xử lý công văn đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo công văn, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến.
- Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.
- Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa đổi dự thảo công văn, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời.
- Cấp số đi cho công văn đi: khi dự thảo công văn được phê duyệt thành công văn đi và được phép phát hành, văn thư sẽ cấp số cho công văn hoặc hệ thống sẽ cấp số tự động và lưu vào sổ công văn đi.
- Phát hành công văn đi qua mạng: Có thể gửi các công văn đến các đơn vị khác thông qua email, nếu đơn vị nhận công văn cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp công văn qua hệ thống.
Quản lý hồ sơ công việc:
- Tạo lập hồ sơ công việc: Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý công văn, giấy tờ theo những công việc, vụ việc nhất định dễ dàng hơn.
- Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, công việc, hệ thống cập nhật kết quả giải quyết công việc, chuyên viên có thể đóng hồ sơ và nó tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống.
- Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các công văn, tài liệu liên quan vào hồ sơ hoặc loại bỏ công văn, tài liệu ra khỏi hồ sơ công việc.
Công cụ định nghĩa luồng công việc:
- Xử lý công văn, giấy tờ là một trong những công việc quan trọng của lãnh đạo cơ quan, các chuyên viên, tại mỗi cơ quan có những quy trình xử lý công văn riêng, mỗi loại công văn cũng có quy trình xử lý khác nhau… vì vậy hệ thống hỗ trợ khả năng định nghĩa luồng công việc giúp cho mỗi cơ quan có thể tự định nghĩa luồng công việc riêng của mình, có thể dễ dàng thay đổi quy trình xử lý khi cần thiết, nó bao gồm các chức năng chính sau:
- Tạo lập, xoá bỏ hay thay đổi các luồng công văn đi, đến của cơ quan.
- Định nghĩa quyền hạn, nghĩa vụ xử lý công văn tại mỗi nút.
Khai thác thông tin:
- Tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất công việc (đang thực hiện dở, đã xong,…) theo thời gian đến, đi….
- Tìm kiếm công văn theo nội dung toàn văn (Full Text).
- Lập báo cáo tổng hợp thống kê công văn đến, công văn đi.
- Lập báo cáo tổng hợp tình hình xử lý công việc.
- Cung cấp công cụ xem công văn được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ đi tiếp tới đâu….